كما أتمت وزارة المالية المرحلة الثانية من رحلة التحول في عملياتها الداخلية نحو التشغيل التلقائي للعمليات (RPA)، أو ما يعرف بدمج أتمتة العمليات الآلية (التشغيل الروبوتي للعمليات)، حيث تستخدم الوزارة الآن الروبوتات (تطبيقات برمجية تنفذ مهاماً آلية)، ومن أكثر أنواعها شيوعا برامج الدردشة الآلية التي تدير التفاعلات الهاتفية أو عبر الإنترنت بين المؤسسات وعملائها، كما تستخدمها وزارة المالية على منصة المشتريات الرقمية بموقعها الإلكتروني، حيث تمكنها من تسريع العمليات من 60 يوما إلى ست دقائق، ما يوفر منافسة أكبر على العقود الحكومية من خلال السماح لمزيد من الشركات الصغيرة بالمشاركة.
واليوم ينتشر استخدام تلك الروبوتات بنحو متزايد في القطاع العام انطلاقا من سعي الجهات الحكومية لتحسين الكفاءة وخدمات العملاء، حتى إنه ربما لم يعد هناك شخص لم يتعامل معها، وفق وكالة أنباء الإمارات (وام).
وكانت الوزارة قد حددت قبل عام 2022 وظائف يمكن تحسينها من خلال الأتمتة، شملت حساب المدفوعات (الحسابات الدائنة)، وكشوف المرتبات والمعاشات التقاعدية، والمحاسبة المالية، وعمليات تكنولوجيا المعلومات، وخدمات الويب ومراقبة الأجهزة، وهي مهام لطالما جرى تنفيذها يدويا مع ما يرافق ذلك من ضغوط على الموظفين واحتمالات ارتكاب أخطاء ما يؤثر على مستوى تقديم الخدمات، بينما ومع التنفيذ الآلي بواسطة الروبوتات، يجري إنجازها بكفاءة ودقة أكبر، ما يمنح الموظفين مزيدًا من الوقت لتنفيذ مهام أكثر أهمية للمؤسسة، والحافز للاستمرار بالتطور وتحسين العمل.
وأتبع عملية تحديد الوظائف القابلة للأتمتة، قيام وزارة المالية بتصميم واختبار الروبوتات، وتحديد أماكن نشرها لتحقيق أقصى قدر من التأثير، ومن ثم تنفيذ النظام الجديد الذي عملت الوزارة على تنفيذه بنحو وثيق مع أحد الشركاء لإيجاد جميع الروبوتات التي تجاوز عددها الخمسين بحلول عام 2022، ونجحت من خلالها بتوفير 12000 ساعة عمل في عام 2023 لوحده، والذي شهد أتمتة وزارة المالية لـ 63 عملية وعملية فرعية، نتج عنها انخفاض بنسبة 95% في الأخطاء، وبنسبة 65% في متوسط وقت المعالجة.
ومن المتوقع أن تؤدي المرحلة الثالثة من تقنية RPA إلى رفع إجمالي العمليات الآلية والعمليات الفرعية إلى أكثر من 100، بالإضافة إلى تقليل متوسط وقت المعالجة بنسبة 10% إضافية، مع تقليل الأخطاء عبر جميع العمليات التي تتم معالجتها بواسطة الروبوتات بنسبة 98%.
وتأتي أهمية تبني وزارة المالية لهذه التقنيات في إدارة عملياتها الداخلية، من حجم مسؤولياتها التي تنعكس مخرجاتها على مجمل التنمية الاقتصادية للدولة.